การบริหารลูกหนี้การค้ารายใหม่

     บัญชีลูกหนี้การค้าถือว่าเป็นรายการบัญชีที่สำคัญ หมายความว่า หากบริษัทไม่สามารถเก็บเงินจากบัญชีลูกหนี้การค้าได้ ย่อมส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องนั่นเอง ดังนั้นบทบาทของนักบัญชีจึงไม่ควรมองภาพเพียงแค่การบันทึกบัญชี แต่ควรให้ความสำคัญต่อกำกับ ควบคุมดูแล และการบริหารจัดการ
     หลักการพื้นฐานของการบริหารลูกหนี้การค้า ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญและระมัดระวัง โดยจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอที่จะช่วยลดปัญหาของการไม่ได้รับชำระเงิน ซึ่งนักบัญชีควรช่วยผู้บริหารประเมินคุณภาพระบบการควบคุมภายใน การกำกับ สอบยัน ตรวจสอบ วิเคราะห์ผล ในทำนองเดียวกัน หากบัญชีลูกหนี้การค้ารายใดมีแนวโน้มที่อาจจะเก็บเงินได้ช้าหรือไม่สามารถชำระเงินให้กับบริษัทได้ นักบัญชีต้องรีบจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหารเพื่อกำหนดมาตรการในการจัดการได้อย่างทันเวลา

     ลูกค้ารายใหม่
     ในการบริหารลูกหนี้การค้าที่เป็นลูกค้ารายใหม่ การบริหารจะเน้นเรื่องการพิจารณาคุณภาพของลูกค้า เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่า หากได้ทำข้อตกลงขาย/ให้บริหาร ทางบริษัทจะสามารถเก็บเงินจากลูกค้าได้
     ดังนั้นการบริหารลูกค้ารายใหม่หรือที่หลาย ๆ บริษัทเรียกกระบวนการนี้ว่า “การวิเคราะห์สินเชื่อ” จึงควรพิจารณาในประเด็นที่สำคัญดังต่อไปนี้
     1. ความตั้งใจในการชำระหนี้ ต้องเน้นตรวจสอบข้อมูล ประวัติ ชื่อเสียงของลูกค้าใหม่
     2. ความสามารถในการชำระหนี้ ต้องเน้นตรวจสอบระยะเวลาในการดำเนินธุรกิจ อาทิ ระยะเวลาที่บริษัทก่อตั้งมา ความสามารถทางการเงินและสภาพคล่อง สภาพหนี้สินของของบริษัทลูกค้าใหม่
     3. โครงสร้างของทุน ต้องเน้นการตรวจสอบว่า เงินทุนของบริษัทลูกค้าใหม่มีเพียงพอ มีกำไรสะสม
     4. หลักประกัน ต้องพิจารณาว่า ในบางกรณีการขายสินค้า/การให้บริการ อาจจะต้องมีความจำเป็นต้องเรียกหลักประกัน ดังนั้นบริษัทลูกค้าใหม่สามารถมีหรือหาหลักประกันได้หรือไม่
     5. สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ ต้องเน้นการตรวจสอบความเชื่อมโยง เช่น บริษัทลูกค้าใหม่เป็นนายหน้าตัวแทน/จัดทำหน่ายเองโดยตรง รวมถึงภาวะทางเศรษฐกิจ ผลกระทบในปัจจุบันและอนาคต
     จากที่กล่าวมาข้างต้น คือ ประเด็นที่ควรพิจารณา ดังนั้นเวลาที่เราขอเอกสารหลักฐานของบริษัทลูกค้ารายใหม่ เพื่อนำประกอบการพิจารณาการขาย/การให้บริการ จึงต้องตอบคำถามได้ว่า เรากำลังใช้เอกสารหลักฐานของลูกค้าใหม่ที่ได้มานั้นตรวจสอบข้อมูลในประเด็นใด เพื่อลดความเสี่ยงในการที่จะไม่ได้รับชำระเงิน
     ดังนั้นกรณีบริหารลูกค้ารายใหม่จึงควรกำหนดแบบฟอร์มในการพิจารณา และระบุหัวข้อในการตรวจ เปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนด ซึ่งจะทำให้ระมัดระวังมากยิ่งขึ้น