เทคนิคการใช้ถ้อยคำข้อความ เพื่อการประสานงานที่ดีในองค์กร

     เทคนิคที่ 1 Stamp ประทับตรา เทคนิคนี้ทางจิตวิทยาใช้เป็น “ถ้อยคำข้อความแรก” ในการเปิดประสาทการรับรู้ของผู้รับสารในทุกครั้งที่เราจะเอ่ยปากพูดอะไรออกไป โดยมีหลักการว่า “เน้นที่ผู้รับสารเป็นสำคัญ” เพราะมนุษย์โดยธรรมชาติตามสัญชาตญาณนั้น ยึดตนเองเป็นศูนย์กลาง (Self-Centered)
     ตัวอย่างการใช้เทคนิค Stamp ประทับตรา เช่น “สมชาย คนที่พี่เชื่อมือ” เมื่อคนที่ชื่อสมชายได้ยินคำพูดประโยคนี้เข้าก็หูผึ่ง ประสาทการรับรู้ตื่นตัวทันที เพราะคำพูดถ้อยคำที่หัวหน้าเอ่ยปากออกมา ช่างถูกต้อง ถูกใจคนที่ชื่อสมชายเป็นที่สุด!!!
     ตัวอย่างในทำนองตรงกันข้าม ได้ฟังแล้วก็ไม่รู้สึกพึงพอใจ เช่น “ณรงค์ คนทำงานช้า” นั่นเป็นอย่างไร? แน่นอน ไม่แค่คนที่ชื่อณรงค์เท่านั้นที่รู้สึกแย่ รู้สึกไม่ชอบใจ เพราะเหมือนเป็น “การประทับตราว่า แย่” ก็ยังเป็นการโพนทนากระจาย “ภาพลักษณ์ของคนที่ชื่อณรงค์” อีกด้วย ดังนั้น เทคนิค Stamp ประทับตรา สามารถใช้ได้ผลในการสื่อสารถ้อยคำเพื่อดึงดูดใจคนรับสาร

     เทคนิคที่ 2 Introduct เกริ่นนำ เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ได้ผล โดยมีเทคนิคย่อยเข้ามาเสริมเพิ่ม ประกอบด้วย 2 เทคนิคย่อย คือ ข้อย่อยที่ 1 Happy Words (คำที่บ่งบอกความสุขความยินดี) คือ คำพูดที่แสดงอารมณ์ความรู้สึก เช่น พี่อยาก ผมต้องการ หนูคงดีขึ้น เป็นต้น และข้อย่อยที่ 2 Haw Words (คำที่บ่งบอกความทุกข์ การถูกคุกคาม) คือ คำพูดที่แสดงการวิตกกังวล ความยุ่งยาก เช่น พี่คงแย่แน่ ผมคงหมดอนาคต หนูต้องจบเห่ เป็นต้น
     ตัวอย่าง เช่น “สมชาย คนที่พี่เชื่อมือ (Stamp ประทับตรา) + พี่อยากให้เธอโชว์ฝีมือ (Introduct ด้วย Happy Words)” หรือตัวอย่างในทางตรงกันข้าม เช่น “ณรงค์ คนทำงานช้า (Stamp ประทับตรา) + พี่ไม่ยอมไปเสี่ยงกับเขาหรอกนะ ที่จะใช้งานในโครงการสำคัญ (Introduct ด้วย Haw Words)” เป็นต้น

     เทคนิคที่ 3 Related ที่เกี่ยวข้อง เป็น “การย้ำความสำคัญไปที่ตัวผู้รับสาร” โดยใช้ “หลักยึดตนเองเป็นศูนย์กลาง (Self-Centered) มาย้ำอีกครั้ง เป็นการโน้มน้าวใจให้ผู้รับสารรับรู้ว่า “ตนเองมีส่วนสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับข้อความที่เขาสื่อสารมา”
     ตัวอย่าง เช่น “งานนี้ของคุณจะได้รับการประกาศให้พนักงานทุกคนในองค์กรได้รับทราบโดยทั่วกันเลยล่ะ” (เทคนิค Related การมีความเกี่ยวข้อง) หรือ “เฉพาะคนที่เรียนจบมาทางสายงานนี้เท่านั้น ที่ได้รับโอกาสเข้าร่วมโครงการประกวด” เป็นต้น

     เทคนิคที่ 4 End ปิดท้าย เป็น “การปิดท้ายคำส่งสาร” ในการประสานงาน เป็นกระบวนการที่ถูกต้องในการสื่อสาร เพราะคนเราเมื่อรับฟังข้อมูลข่าวสารไปเพลินๆ ก็อาจมีโอกาสที่จะตกหล่นข้อความบางข้อความไป ถือเป็นการเข้าใจในธรรมชาติของคน สมกับการเป็นศาสตร์ทางด้านจิตวิทยาโดยเนื้อหาวิชา
     ตัวอย่าง เช่น “พี่จึงอยากมอบหมายงานนี้ให้เธอเป็นหัวหน้าโครงการนี้ มันเป็นโอกาสที่ยิ่งใหญ่มาก เธอต้องทำให้สำเร็จ พี่มั่นใจในตัวเธอนะ” เป็นต้น