การบริหารและจัดเก็บเอกสาร

วิทยากรโดย อาจารย์ประภาภรณ์ พนัสพรประสิทธิ์

หัวข้อสัมมนา

1. ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสารภายในองค์กร

2. การประเมินปัญหาต่างๆ ของการบริหารและจัดเก็บเอกสาร

- ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร

- ปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมต่างๆ (สถานที่, อุปกรณ์)

- ปัญหาด้านระบบ

3. Workshop : การประเมินปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร

4. วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร

- ประเภทของเอกสารในการทำงาน

- วงจรการบริหารและจัดเก็บเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด

5. องค์ประกอบในการจัดเก็บเอกสาร

- สถานที่จัดเก็บ

- ผู้รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสาร

- เครื่องมืออุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร

6. ระบบการจัดเก็บเอกสาร

- มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร

- ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา

- ข้อแนะนำในการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล

7. ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

- การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนเก็บ

- การวางแผนในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ผล

8. วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

- ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร

- การจัดทำดรรชนีเอกสาร /แฟ้ม (Index)

- การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ และวิธีให้สีกำกับแฟ้ม

- การสลับวันทำงาน หากลูกจ้างยินยอม นายจ้างสามารถทำได้หรือไม่?

- การจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและวิธีให้สีกำกับกลุ่มเรื่อง

- การจัดระบบการยืมเอกสาร

- การจัดทำคู่มือการจัดเก็บเอกสาร

9. การโอนเอกสารและการทำลายเอกสาร

- ความสำคัญของอายุเอกสารและการกำหนดระยะเวลาในการเก็บ

10. “ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” เพื่อวิเคราะห์และพิจารณาการจัดการเอกสารแบบผสมผสาน (เอกสารทั่วไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

11. ตัวอย่าง: คู่มือเกี่ยวกับเอกสารประเภทต่างๆ

12. วิเคราะห์กรณีศึกษา:ปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดเก็บเอกสาร