“หนังสือแจ้งการกระทำความผิด” กับ “หนังสือเตือน” ต่างกันอย่างไร

    “หนังสือเตือน” คือ การออกหนังสือเตือนแก่พนักงานที่กระทำความผิด หรือฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานนั้น เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะหากใช้ถ้อยคำในหนังสือเตือนไม่ครบถ้วนถูกต้อง หนังสือฉบับนั้นก็อาจไม่ใช่หนังสือเตือนตามกฎหมายแรงงาน
    การออกหนังสือเตือน ต้องเป็นกรณีที่ลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานกรณีไม่ร้ายแรง และนายจ้างได้มีการตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว หากลูกจ้างกระทำความผิดซ้ำคำเตือนภายใน 1 ปี นายจ้างก็สามารถที่จะเลิกจ้างโดยไม่จำต้องจ่ายค่าชดเชยได้ แต่หากลูกจ้างทำความผิดและนายจ้างได้ตักเตือน แต่เป็นการตักเตือนด้วยวาจา ไม่ว่าลูกจ้างจะทำผิดกี่ครั้งก็ตาม และนายจ้างตักเตือนกี่ครั้งก็ตาม ก็ไม่สามารถเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยโดยอ้างเหตุว่าทำผิดซ้ำคำเตือนได้ และแม้จะมีการตักเตือนโดยบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก็ตาม หากไม่เข้าหลักเกณฑ์ที่เป็นหนังสือเตือน ก็ไม่ถือว่าเป็นหนังสือเตือน เป็นเพียง “หนังสือแจ้งการกระทำความผิด” เท่านั้น ซึ่งถือว่าเป็นข้อแตกต่างระหว่างหนังสือเตือนและหนังสือแจ้งการกระทำความผิด
    การที่จะเป็นหนังสือเตือนได้นั้น จะต้องออกโดยผู้มีอำนาจ ซึ่งก็คือนายจ้าง หรือผู้ได้รับมอบอำนาจจากนายจ้าง บุคคลอื่นที่ไม่มีอำนาจจะออกหนังสือเตือนไม่ได้ ถ้าฝ่าฝืนออกไปไม่ถือว่าได้มีการเตือนเป็นหนังสือ และหนังสือเตือนต้องมีข้อความระบุถึงการกระทำผิดและห้ามกระทำผิดซ้ำอีก และต้องมีข้อความระบุถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการกระทำผิดของลูกจ้าง วัน เวลา และลักษณะของการกระทำผิดว่าลูกจ้างกระทำการอย่างใดบ้าง และการกระทำดังกล่าวเป็นการฝ่าฝืนต่อระเบียบข้อบังคับของนายจ้างในเรื่องใด กับทั้งยังต้องมีข้อความระบุห้ามไม่ให้ลูกจ้างทำผิดอีก หากฝ่าฝืนจะต้องถูกลงโทษสถานหนักหรือเลิกจ้าง หากไม่ต้องตามลักษณะนี้นั้นย่อมไม่เป็นหนังสือเตือนตามกฎหมายแรงงาน และนายจ้างจะต้องแจ้งคำเตือนให้ลูกจ้างทราบด้วย ซึ่งวิธีแจ้งที่เป็นที่นิยมและเป็นหลักเกณฑ์ชัดเจน คือ แจ้งให้ทราบด้วยวาจา ให้ลูกจ้างลงชื่อรับทราบ อ่านคำเตือนให้ลูกจ้างฟังต่อหน้าพยานซึ่งอาจเป็นผู้บังคับบัญชาของลูกจ้าง และให้พยานลงชื่อรับรองไว้ ส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังที่อยู่ของลูกจ้าง เป็นต้น
    กล่าวโดยสรุป คือ การพิจารณาว่าเป็นหนังสือเตือนนั้น หนังสือดังกล่าวจะต้องครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด แต่หากหนังสือนั้นไม่ครบถ้วนอาจเป็นเพียงหนังสือแจ้งการกระทำความผิดเท่านั้น หากฟังว่าเป็นเพียงหนังสือแจ้งการกระทำความผิดหากลูกจ้างทำผิดซ้ำความผิดเดิม นายจ้างก็ไม่สามารถเลิกจ้างลูกจ้างโดยอ้างเหตุว่าทำผิดซ้ำคำเตือนและไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานมาตรา 119 ได้