การประชุมผู้ถือหุ้น : เตรียมตัวอย่างไรให้ถูกกฎหมาย

     กฎหมายไทยแบ่งการประชุมผู้ถือหุ้นออกเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่ 1. การประชุมสามัญ (Ordinary Meeting) และ 2. การประชุมวิสามัญ (Extraordinary Meeting) ซึ่งทั้ง 2 แบบมีวัตถุประสงค์และจังหวะเวลาที่แตกต่างกัน
     1. การประชุมสามัญ (Ordinary Meeting)
     คือการประชุมประจำปีที่กฎหมายบังคับให้จัดขึ้นอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ตามมาตรา 1171 โดยมีการกำหนดระยะเวลาการจัดประชุมชัดเจนว่า การประชุมสามัญครั้งแรกต้องจัดภายใน 6 เดือนหลังจดทะเบียนบริษัท และหลังจากนั้นต้องจัดอย่างน้อยทุก 12 เดือน หากเปรียบเทียบให้เข้าใจง่าย ๆ การประชุมสามัญก็เหมือนกับ “การ ตรวจสุขภาพประจำปี” ของบริษัท เป็นโอกาสที่ผู้ถือหุ้นจะได้รับทราบผลการดำเนินงาน ตรวจสอบงบการเงิน และตัดสินใจในเรื่องสำคัญประจำปี
     2. การประชุมวิสามัญ (Extraordinary Meeting)
     คือการประชุมที่จัดขึ้นนอกเหนือจากการประชุมสามัญ เมื่อมีเรื่องเร่งด่วนที่ไม่สามารถรอการประชุมสามัญครั้งถัดไปได้ เปรียบเสมือน “การพบแพทย์ฉุกเฉิน” ซึ่งกฎหมายกำหนด 3 กรณีที่อาจเรียกประชุมวิสามัญ ได้แก่
     กรณีที่ 1 : กรรมการเรียกเมื่อเห็นสมควร (มาตรา 1172)
     กรณีที่ 2 : บริษัทขาดทุนเกินครึ่งของทุน ซึ่งกรรมการ “ต้อง” เรียกโดยไม่ชักช้า (มาตรา 1172)
     กรณีที่ 3 : ผู้ถือหุ้นที่ถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่า 1 ใน 5 ร้องขอเป็นหนังสือโดยระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม และกรรมการต้องเรียกทันที (มาตรา 1173 - 1174) หากกรรมการไม่เรียกภายใน 30 วัน ผู้ถือหุ้นดังกล่าวเรียกประชุมเองได้
     เตรียมตัวก่อนประชุม
     การเตรียมการก่อนประชุมเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เพราะหากทำไม่ถูกต้องอาจทำให้มติที่ประชุมทั้งหมดถูกเพิกถอนได้ ขั้นตอนสำคัญมีดังนี้
     1. การเรียกประชุม (Notice) มาตรา 1175 กำหนดขั้นตอนการเรียกประชุมไว้อย่างชัดเจน โดยบริษัทต้องส่งหนังสือเชิญประชุมถึงผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียนผู้ถือหุ้น ก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน แต่ถ้าเป็นการประชุมเพื่อลงมติพิเศษ ต้องส่งก่อนไม่น้อยกว่า 14 วัน ทั้งนี้ ในหนังสือเชิญประชุมต้องระบุสถานที่ วัน และเวลาของการประชุม รวมถึงวาระการประชุมให้ชัดเจน และหากมีวาระที่ต้องใช้มติพิเศษ ต้องระบุสาระสำคัญของมติที่จะเสนอด้วย ทั้งนี้ หากข้อบังคับของบริษัทกำหนดไว้ บริษัทอาจจำเป็นต้องประกาศลงหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นด้วย
     2. เตรียมเอกสารสำคัญ นอกจากการส่งหนังสือเชิญประชุมแล้ว บริษัทควรเตรียมเอกสารสำคัญให้พร้อมซึ่งได้แก่ (กรณีการประชุมสามัญเพื่ออนุมัติงบการเงิน) งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบแล้ว ซึ่งต้องส่งสำเนาให้ผู้ถือหุ้นทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันก่อนวันประชุมตามมาตรา 1197 และบริษัทควรต้องจัดทำ รวมถึงส่งแบบหนังสือมอบฉันทะสำหรับผู้ถือหุ้นที่ไม่สามารถมาประชุมด้วยตนเองให้แก่ผู้ถือหุ้น เพื่อให้สามารถใช้ได้กรณีต้องการมอบอำนาจให้บุคคลอื่นมาเข้าร่วมประชุมแทน
     3. วาระการประชุมที่สำคัญ สำหรับการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี (Annual General Meeting : AGM) กฎหมายกำหนดวาระสำคัญ ได้แก่
          • การอนุมัติงบการเงิน
          • การจัดสรรกำไรสุทธิ
          • การแต่งตั้งกรรมการแทนกรรมการที่ต้องออกตามวาระ (ตามมาตรา 1152 กรรมการ 1 ใน 3 ต้องออกจากตำแหน่งทุกปี แต่อาจได้รับเลือกกลับมาใหม่ได้)
          • การแต่งตั้งผู้สอบบัญชีพร้อมกำหนดค่าตอบแทน
     หากดำเนินการไม่ครบอาจเป็นประเด็นให้ผู้ถือหุ้นโต้แย้งธรรมาภิบาลของบริษัทได้