ข้อผิดพลาดทางการบัญชี

     ข้อผิดพลาดทั้งหลาย ไม่ควรเป็นเรื่องที่รอให้ระบบหรือขั้นตอนการตรวจสอบมาตรวจพบ แต่ควรได้รับการแก้ไขเชิงรุกและป้องกันอย่างยั่งยืนเพราะข้อผิดพลาดทางการบัญชีเหล่านี้อาจนำไปสู่
     • การสูญเสียความน่าเชื่อถือในงบการเงินหรือความซื่อสัตย์ของผู้บริหารจากมุมมองของผู้ใช้งบการเงิน
     • การประเมินผลประกอบการที่คลาดเคลื่อนไปจากข้อเท็จจริง ไม่ว่าโดยเจตนาหรือความเลินเล่อ
     • ความยุ่งยากในการตรวจสอบย้อนหลังด้วยความซับซ้อนของเหตุการณ์ในความผิดพลาดนั้น ๆ
     • แสดงให้เห็นถึงการด้อยประสิทธิภาพของระบบควบคุมภายในจากการขาดการกำกับดูแลที่ดี

     ข้อผิดพลาด หมายถึง การบันทึกข้อมูลทางบัญชีที่ไม่ถูกต้องในงบการเงิน และในบรรดาลักษณะของข้อผิดพลาดทางการบัญชีนั้นสามารถสรุปเป็นสาเหตุสำคัญ ๆ ได้ดังนี้
     1. การคำนวณไม่ถูกต้อง
     2. การใช้หลักการบัญชีที่ไม่เหมาะสมกับรายการหรือเหตุการณ์
     3. การตีความข้อมูลผิดพลาดทั้งในรายการค้าหรือตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ตลอดจนปัจจัยที่กระทบต่อแบบจำลองทางการเงินที่ใช้ในการทดสอบรายการ
     4. การละเลยหรือไม่รับรู้รายการที่ควรบันทึกไม่ว่าจะด้วยเจตนาหรือไม่เจตนา
     ข้อผิดพลาดเหล่านี้ถือว่ามีผลทำให้งบการเงินในรอบระยะเวลานั้นแสดงรายการหรือข้อมูลทางการเงินไว้ไม่ถูกต้อง ควรมีการแก้ไขตามแนวทางในมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 8 (TAS 8) ที่ได้กำหนดวิธีการแก้ไขข้อมูล คือ การแก้ไขโดยการปรับปรุงย้อนหลัง (Retrospective Restatement - การแก้ไขงบการเงินของงวดก่อน ๆ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในอดีต ทำให้งบการเงินแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง) ซึ่งหากสามารถทำได้โดยไม่ก่อให้เกิดความยุ่งยากเกินควร (Impracticable) ต้องปรับปรุงงบการเงินของรอบระยะเวลาก่อนหน้าเพื่อให้สะท้อนข้อมูลที่ถูกต้อง

     ตัวอย่างข้อผิดพลาดที่เข้าเกณฑ์ TAS 8


     หากจะมาวิเคราะห์สาเหตุที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ดังตัวอย่างที่ยกมานั้น จะพบว่า “Root Cause” ที่เป็นสาเหตุหลัก ๆ ของข้อผิดพลาดทางการบัญชีที่พบบ่อยมักจะเกี่ยวกับ
     1. ความผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) เช่น การพิมพ์ตัวเลขผิด เช่น พิมพ์ 50,000 แทน 5,000 หรือลืมบันทึกรายการ/บันทึกซ้ำ รวมถึงความเหนื่อยล้า ความเร่งรีบ ขาดสมาธิ
     2. ความเข้าใจผิดในหลักการบัญชี เช่น บันทึกค่าใช้จ่ายวิจัยเป็นสินทรัพย์อันเกิดจากความไม่เข้าใจหรือตีความมาตรฐานที่ใช้ผิด เช่น TFRS (มาตรฐานรายงานทางการเงินไทย), TAS (มาตรฐานการบัญชีไทย) หรือ IFRS (มาตรฐานรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ) ตลอดจนการยึดหลักการทางภาษีเพื่อการบันทึกบัญชี
     3. ระบบงานที่ล้าสมัยหรือไม่เชื่อมโยงกัน (Legacy Systems) เช่น ใช้ซอฟต์แวร์หลายระบบที่ไม่เชื่อมโยงกัน หรือการทำงานด้วยวิธีการแบบ Manual ที่ไม่มีการตรวจสอบซ้ำ
     4. กระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อนเกินไป ด้วยขั้นตอนอนุมัติหลายชั้น ไม่สอดคล้องกับลักษณะขององค์กรทำให้เกิดความล่าช้าและตกหล่น หรือขาดการควบคุมภายในที่ชัดเจน ทำให้การอนุมัติหรือการตรวจสอบไม่ได้มีการดำเนินการหรือมีการดำเนินการในเวลาที่ไม่เหมาะสม
     5. การสื่อสารภายในที่ไม่ชัดเจน เช่น ข้อมูลระหว่างฝ่ายบัญชีและฝ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ตรงกัน หรือไม่มีการยืนยันข้อมูลก่อนบันทึก ซึ่งส่วนนี้ในหลาย ๆ ครั้งก็เกิดจากสาเหตุของระบบงานที่ไม่เชื่อมโยงกันด้วย
     6. ขาดการตรวจสอบและกระทบยอดอย่างสม่ำเสมอ เช่น ไม่ทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารหรือบัญชีลูกหนี้ หรือไม่ตรวจสอบรายการปรับปรุงหรือรายการค้างรับ/ค้างจ่าย
     7. การประมาณการที่ไม่แม่นยำ หรือขาดความระมัดระวังในการพิจารณาปัจจัยตัวแปรในการประมาณการ เช่น การประมาณการค่าใช้จ่ายหรือรายได้ผิดพลาด การประมาณการโดยขาดหรือไม่มีหลักฐานสนับสนุนการประมาณการในแบบจำลองทางการเงินนั้น ๆ
     8. การทุจริตหรือการบิดเบือนข้อมูล ในหลายๆ ครั้งข้อผิดพลาดทางบัญชีมักจะเกิดจากการบันทึกรายการเท็จเพื่อปกปิดผลประกอบการ ไม่ว่าโดยตัวนักบัญชีหรือฝ่ายจัดการของผู้ประกอบการเอง หรืออาจเกิดจากการพยายามให้ข้อมูลทางบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่โปร่งใส ไม่ว่าในขั้นตอนการขออนุมัติรายการจากผู้ถือหุ้นหรือฝ่ายจัดการ หรือการพยายามบิดเบือนข้อมูลกับเจ้าหนี้หรือสถาบันการเงิน เป็นต้น