ความเข้าใจพื้นฐานด้านบัญชีสำหรับผู้บริหาร

      ตัวอย่างความเข้าใจพื้นฐานด้านบัญชีสำหรับเจ้าของธุรกิจ
      1. ผลงานที่ผู้ทำบัญชี (นักบัญชี) ต้องส่งมอบคือ “งบการเงิน” ผู้ทำบัญชีต้องทำหน้าที่จัดทำบัญชี-บันทึกบัญชีตามรายการค้าของกิจการที่เกิดขึ้นจริง และผลงานที่ออกมาต้องออกงบการเงินให้กับเจ้าของธุรกิจ ถึงแม้กฎหมายบัญชีจะกำหนดให้มีการปิดบัญชี ออกงบการเงินเป็นประจำปีก็ตาม แต่ในบทบาทของผู้บริหารจึงควรหมั่นในการกำกับติดตามอย่างต่อเนื่อง นั่นหมายความว่าการที่ผู้ทำบัญชีจะปิดงบการเงินเพียงประจำปีนั้น ในทางการงานบริหารเพื่อการจัดการอาจจะไม่เพียงพอ ดังนี้เจ้าของธุรกิจควรกำหนดในการเพิ่มความถี่ให้ผู้ทำบัญชีออกงบการเงินอย่างน้อยเป็นรายไตรมาส หรือถ้าดีมากควรออกงบการเงินเป็นรายเดือน เพื่อประโยชน์ในการกำกับ ควบคุม ติดตาม ประเมินผล และการบริหารจัดการอย่างเหมาะสม ทันต่อเวลานั่นเอง
      2. การบันทึกบัญชี - เกณฑ์คงค้าง หลักการพื้นฐานที่เจ้าของธุรกิจพึงต้องทราบ กล่าวคือ ผู้ทำบัญชีจะจัดทำบัญชี - บันทึกบัญชี โดยใช้หลักการ “เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis)” ไม่ใช่ “เกณฑ์เงินสด (Cash Basis)” เกณฑ์คงค้าง คือ การบันทึกบัญชีเมื่อมีเหตุการณ์ทางธุรกิจ “เกิดขึ้นจริง” มิใช่บันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินหรือจ่ายเงินสด
      ตัวอย่าง : กิจการได้ขายสินค้าให้กับลูกค้าเป็นเงินเชื่อ และได้ส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้าในวันที่ 28-4-2568 และกิจการได้รับชำระเงินค่าสินค้าจากลูกค้าในวันที่ 15-5-2568 รายได้จากการขายสินค้า ผู้ทำบัญชีต้องบันทึกบัญชีรายได้จากการขายสินค้าที่เกิดขึ้นวันไหน
      คำตอบ : ตามเกณฑ์คงค้าง กิจการได้มีการขายสินค้าให้กับลูกค้าเป็นเงินเชื่อ และได้มีการส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้าในวันที่ 28-4-2568 ดังนั้นผู้ทำบัญชีจึงต้องบันทึกบัญชีรายได้จากการขายสินค้า (รายการค้าทางธุรกิจ) ที่เกิดขึ้น วันที่ 28-4-2568 ดังนี้
                              เดบิต ลูกหนี้การค้า (สินทรัพย์)            x,xxx
                                    เครดิต รายได้จากการขาย (รายได้)            x,xxx
      วันที่ 15-5-2568 ได้รับชำระเงินจากลูกหนี้การค้า นำเงินฝากเข้าบัญชีธนาคารของกิจการ ดังนั้นผู้ทำบัญชีจึงต้องบันทึกบัญชี (รายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้น) ดังนี้
                              เดบิต เงินฝากธนาคาร (สินทรัพย์)        x,xxx
                                    เครดิต ลูกหนี้การค้า (สินทรัพย์)                x,xxx