ฟังก์ชั่นส์หรือสูตรที่จำเป็นกับงานบัญชี

   ฟังก์ชั่นส์สำคัญที่นักบัญชีต้องเรียนรู้และทำให้เกิดความชำนาญ ได้แก่
   1. SUM
   เป็นการรวมผลข้อมูลแบบไม่มีเงื่อนไข หรือเรียกว่า รวมทั้งหมด เป็นคำสั่งที่ใช้งานบ่อยที่สุดในงานบัญชี สำหรับโครงสร้างของคำสั่ง คือ =SUM(number1,[number2],…) โดยแทนค่าช่วงของเซลล์ซึ่งเป็นตัวเลขที่ต้องการวมผล

   2. SUMIFS
   เป็นคำสั่งที่รวมผลแบบมีเงื่อนไขตั้งแต่ 1 เงื่อนไขขึ้นไป ถูกนำมาใช้ในการสรุปผลตามมิติของข้อมูล เช่น รวมผลยอดขายตามกลุ่มของสินค้า รวมยอดขายในแต่ละสาขา คำสั่งนี้จะถูกใช้บ่อยในการรวมผลแบบแจกแจงตามมิติของข้อมูล (SUMIFS มีความสามารถในการรวมผลแบบมีเงื่อนไขเช่นกัน แต่ดำเนินการได้เพียง 1 เงื่อนไขเท่านั้น ซึ่งอาจไม่สอดคล้องกับการทำงานของนักบัญชี) สำหรับโครงสร้างของคำสั่งคือ =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

   3. VLOOKUP
   เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลด้วยรหัสอ้างอิง เช่น รหัสลูกค้า รหัสสินค้า เลขที่บัญชีจากตารางอ้างอิง เช่น ตารางเก็บข้อมูลลูกค้า โดยมี 3 คอลัมน์ คือ รหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า และที่อยู่ คำสั่งนี้เมื่อค้นหาจะแสดงผลลัพธ์ตามเลขลำดับของคอลัมน์ที่ต้องการ เช่น เลข 2 หมายถึง ชื่อลูกค้า ส่วนรูปแบบของการค้นหาสามารถกำหนดได้ 2 แบบคือ ค้นตรง (หากค้นไม่พบจะแสดง #N/A ขึ้นมา) และค้นใกล้เคียง ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้การค้นหาแบบช่วงของตัวเลขได้ เช่น อัตราค่าคอมมิชชั่นแบบขั้นบันได อัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา สำหรับโครงสร้างของคำสั่งคือ =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

   4. IF
   เป็นคำสั่งที่ใช้การให้คำตอบโดยมีเงื่อนไขหรือทางเลือก โดยการทดสอบทางตรรกะ (Logical Test) เพื่อให้คำตอบที่ได้เป็นค่า True หรือ False เพื่อให้มีการแสดงผลหรือคำนวณตามค่า True หรือ False ที่ทดสอบ เช่น ผลรวมค่าใช้จ่ายด้านเดบิต หากน้อยกว่าผลรวมรายได้ด้านเครดิต หากเป็นจริง (True) ให้นำผลต่างไปแสดงทางด้านเดบิต และหากเป็นเท็จ (False) ให้นำผลต่างไปแสดงทางด้านเครดิต โครงสร้างของคำสั่งคือ =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

   นอกจากการสร้างฟังก์ชั่นให้เกิดความชำนาญแล้ว การสร้างฟังก์ชั่นกับ TABLE จะมีผลทำให้โครงสร้างสูตรมีการเปลี่ยนแปลงไป ซึ่งเดิมจะมีการอ้างอิงการสร้างผลรวม เช่น =SUM(D2:D4) แต่หากใช้ TABLE และมีการอ้างอิงตารางโดยตั้งชื่อตารางที่เก็บข้อมูลชื่อว่า “SALE” และตาราง SALE ประกอบด้วยคอลัมน์ วันที่ ใบกำกับ ชื่อลูกค้า และจำนวนเงิน เมื่อสร้างสูตรการรวมผลสิ่งที่เปลี่ยนไปคือ สูตรรูปแบบใหม่ คือ =SUM(SALE[จำนวนเงิน]) ซึ่งข้อดีของโครงสร้างสูตรที่ทำงานร่วมกับ TABLE คือ เมื่อมีการเติมข้อมูลหรือปรับปรุงข้อมูล สูตรที่ผูกไว้จะมีการปรับปรุงคำตอบโดยทันที ทำให้ลดความผิดพลาดของมนุษย์ในการจัดการข้อมูลและการแสดงผลคำตอบได้ ดังนั้นนักบัญชีจำเป็นที่ต้องเรียนรู้ฟังก์ชั่นหรือสูตรต่าง ๆ และศึกษาการประยุกต์ใช้สูตรดังกล่าวร่วมกับเครื่องมือ TABLE จะยิ่งช่วยทำให้งานของนักบัญชีมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น