รูปแบบรายงานจากระบบวงจรเงินเดือนและค่าจ้าง

   ในการออกแบบระบบบัญชีเงินเดือนและค่าจ้าง จะต้องพิจารณารูปแบบของรายงานที่ต้องสอดรับกับความต้องการของกิจการเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องการของฝ่ายบริหารและหน่วยงานภายนอก การกำหนดรูปแบบของรายงานอาจกำหนดเป็นไฟล์ข้อความ ไฟล์รูปภาพ แผนภูมิ รายงานรูปแบบของกระดาษที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ ของกิจการ นอกจากนั้น ยังสามารถนำไปใช้ในการกำหนดรายการข้อมูลที่ถูกจัดเก็บและใช้สร้างความเชื่อมโยงระหว่างกันของข้อมูลด้านบุคคลและฝ่ายบัญชี สำหรับรายงานที่ควรจัดทำมีดังนี้
   1. รายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง เป็นเอกสารที่ฝ่ายบุคคลจัดทำขึ้นมาแล้วได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ แล้วส่งข้อมูลสรุปเงินเดือนและค่าจ้างให้ฝ่ายบัญชีจัดทำใบสำคัญจ่ายระบุชื่อบัญชีและจำนวนเงิน แล้วส่งไปยังฝ่ายการเงินใช้เป็นหลักฐานอนุมัติการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง และโอนเงินเดือนและค่าจ้างผ่านธนาคาร แล้วส่งต่อข้อมูลไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีเงินเดือนและค่าจ้างแยกตามส่วนงานหรือฝ่ายหรือแผนก เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมและคำนวณต้นทุนของสินค้าหรือบริการ รายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้างในการวัดผลการดำเนินงานของส่วนงานเพื่อใช้ในการให้ผลตอบแทนหรือสิ่งจูงใจ
   2. ใบแจ้งเงินเดือน เอกสารที่ออกจากโปรแกรมหรือระบบบัญชีเงินเดือนและค่าจ้างเพื่อแจ้งรายละเอียดข้อมูลรายรับและรายจ่ายของพนักงานในงวดการจ่ายเงินเดือน และถูกนำใช้ในการช่วยตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องของการประมวลผลเงินเดือนและค่าจ้างโดยพนักงานแต่ละคนด้วย ใบแจ้งเงินเดือนเป็นเอกสารที่รักษาผลประโยชน์ของพนักงานเอง นอกจากนั้น พนักงานยังใช้ประโยชน์จากใบแจ้งเงินเดือนในการนำไปใช้ติดต่อสถาบันการเงินหรือหน่วยงานอื่น ๆ เพื่อขอใช้บริการสินเชื่อหรือทำธุรกรรมทางการเงินของพนักงานอีกด้วย
   3. หนังสือรับรองเงินเดือน ระบบโปรแกรมสามารถพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือนออกให้แก่พนักงานในการนำไปใช้ประโยชน์เกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินหรือกิจกรรมอื่น ๆ โดยหนังสือรับรองเงินเดือนจะเป็นการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน รายละเอียดตำแหน่งงาน วันเริ่มต้นทำงาน ฐานเงินเดือน และอาจจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับการรายการเงินเดือนและค่าจ้างของงวดที่ร้องขอก็ได้
   4. หนังสือรับรองการทำงาน เมื่อพนักงานที่ได้ลาออกจากกิจการตามระเบียบข้อบังคับ กิจการก็จะออกหนังรับรองการทำงาน โดยเอกสารนี้จะแสดงข้อมูลเกี่ยวพนักงาน รายละเอียดตำแหน่ง วันที่เริ่มต้นทำงาน วันที่สิ้นสุดการทำงาน และฐานเงินเดือนล่าสุด ณ วันที่พ้นสภาพการเป็นพนักงาน
   5. หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย รูปแบบเป็นไปตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด จะมีข้อมูลเงินได้รวมทั้งจำนวนเงินสมทบประกันสังคมสะสม จำนวนเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพสะสม และจำนวนเงินภาษีหัก ณ ที่จ่าย สะสมของเงินเดือนและค่าจ้างทั้งปีภาษี โดยกิจการจะต้องออกเอกสารดังกล่าวให้แก่พนักงานทุกคนหลังจากสิ้นปีภาษีแล้ว ซึ่งพนักงานจะนำเอกสารนี้เป็นหลักฐานในการยื่นเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีภาษีกับกรมสรรพากร