เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีของธุรกิจนำเข้า – ส่งออก
โดย
 |
|
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีของธุรกิจนำเข้า – ส่งออก
|
1. ใบขอซื้อ (PR - Purchase Requisition) แผนกคลังสินค้าจัดทำขึ้น เพื่อแจ้งความประสงค์สั่งซื้อสินค้า ชนิด ประเภท ปริมาณ ไปยังแผนกจัดซื้อ
2. ใบสั่งซื้อสินค้า (PO - Purchase Order) แผนกจัดซื้อจะดำเนินการตามใบขอซื้อ คัดเลือกสินค้าและผู้ขายตามใบเสนอราคาที่ได้รับจากผู้ขายแต่ละราย แล้วจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าไปยังผู้ขาย แจ้งความต้องการชนิด ประเภท ปริมาณ คุณภาพและราคาสินค้า หรือ เอกสารที่ผู้นำเข้าส่งไปให้ผู้ส่งออกเพื่อเปิด Order
3. ใบเสนอราคา (Quotation หรือ Offer) ผู้ขายเสนอรายละเอียดและราคาสินค้าให้ผู้ซื้อเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจ
4. ใบแจ้งราคาค่าสินค้าหรือใบเสนอราคา (PI - Proforma Invoice) เมื่อผู้ขายได้รับ PO จากผู้ซื้อ ก็จะออก PI ใบแจ้งราคาค่าสินค้าส่งให้ผู้ซื้อเพื่อให้ ตรวจสอบรายละเอียดการซื้อขายทั้งหมด โดยจะแสดงราคา จำนวน วันเวลาที่ใช้ผลิต เงื่อนไขในการโอนเงิน และ เทอมขนส่งหรือยืนยันการสั่งสินค้า ผู้ซื้อจะนำเอกสาร PI + PO ไปชำระเงินกับธนาคารตามที่ตกลงกัน เช่น เปิด L/C หรือ ชำระโดยการโอนเงิน money order หรือ telex transfer (T/T) เป็นต้น (ใช้ได้ทั้งเป็นการเสนอขายและข้อตกลงแทนสัญญาซื้อขาย) PI ยังมีความสำคัญกับการทำงานอื่นๆ เช่น ส่งต่อให้คนดูแลสต๊อกสินค้าทำทั้งต้นทุนและวางแผนสต๊อกหรือส่งให้กับตัวแทนขนส่งเพื่อคิดคำนวณค่าใช้จ่ายในการขนส่งที่ผู้ซื้อต้องเป็นผู้จัดการ ซึ่งก็กำหนดโดยเทอมซื้อขายที่ปรากฏอยู่บนเอกสาร สรุป PI สามารถนำให้ Freight และ shipping ช่วยดูต้นทุนการขนส่งได้และนำไปติดต่อรับของกับผู้ขายที่ต่างประเทศได้ เอกสารที่ผู้ขายเสนอราคาค่าสินค้าที่จะขายให้แก่ผู้ซื้อ ผู้ซื้อจำเป็นที่จะต้องได้รับจากผู้ขาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อกับธนาคารเพื่อขอเปิด L/C หรือโอนเงินชำระค่าสินค้าเป็นเอกสารสำคัญมาก เพราะเป็นความตกลงและเงื่อนไขเบื้องต้นที่ผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องยอมรับทั้งสองฝ่าย (PI พิมพ์แบบเดียวกับ invoice แค่เปลี่ยนหัวเป็น Proforma invoice ระบุเงื่อนไข เช่น advance payment 50% paid to Account XXXXX within 15 days before shipment)
ข้อความสำคัญของใบเสนอราคา ๑ ชื่อที่อยู่ของผู้ขาย - ผู้ซื้อ ๒ เลขที่ใบเสนอราคา ๓ วันที่ ๔ เงื่อนไขการส่งมอบสินค้า ๕ เมืองท่าต้นทาง - ปลายทาง ๖ กำหนดวันที่จะส่งของ ๗ เงื่อนไขการชำระค่าสินค้า ๘ กำหนดวันสิ้นสุดการยืนราคาที่เสนอขาย ๙ ลักษณะการบรรจุหีบห่อของสินค้า ๑๐ รายการสินค้า ปริมาณ ราคาต่อหน่วย ราคารวมของสินค้า ๑๑ ลายมือชื่อผู้ขาย
5. ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ (CI - Commercial Invoice) เอกสารสำคัญที่ผู้ส่งออกต้องออกให้ผู้นำเข้า ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อขาย จำนวน ราคา และรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด ใช้สำหรับยื่นแนบไปกับเอกสารอื่นเพื่อออกของกับกรมศุลกากร (ปกติผู้ขายจะออกให้ก็เมื่อมีการจ่ายเงินค่าสินค้าครบแล้ว) โดยจะออกให้ช่วงที่จะทำการส่งสินค้าแล้วเพราะปลายทางต้องเอาไปใช้รับสินค้า ไม่ต่างกับ Proforma Invoice แต่ก็จำเป็นต้องออก เพราะถือเป็น Final Invoice ที่ shipping ต้องนำไปแสดงต่อนายตรวจเพื่อรับของ (จะได้มาเมื่อของพร้อมส่งและชำระราคาแล้ว และต้องส่งให้ shipping นำไปรับของที่ท่าเรือ)
6. ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล (Invoice) ใบแจ้งรายละเอียดราคาของสินค้า ออกโดยบริษัทผู้ขายเพื่อแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าที่ยังไม่ได้ชำระเงินหรือแจ้งวันครบกำหนดการชำระเงิน ประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อสถานประกอบการ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ชื่อผู้ซื้อ วันที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี) รายละเอียดผู้รับสินค้า/ผู้ส่งสินค้า เป็นต้น และเชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นๆ เช่น กิจกรรม บันทึกย่อและสิ่งที่แนบ ผู้ใช้สามารถพิมพ์บันทึกใบกำกับสินค้าในรูปแบบ Excel , CSV และ PDF ได้
7. รายการบรรจุสินค้า (PL - Packing list) ใบแจ้งน้ำหนักและหีบห่อ สินค้าใด ถูกบรรจุมาแบบไหน อยู่กล่องไหน ทำโดยผู้ส่งออก PACKING ต้องระบุว่าเป็นของ INVOICE ใด การคำนวณขนาดของหีบห่อปริมาตรเป็นลูกบาศก์เมตร (CBM) คำนวณจากขนาดหีบห่อของสินค้า (กว้าง x ยาว x สูง) ให้แปลงหน่วยเป็นเมตร แล้วคูณทั้งสามด้าน (กว้าง x ยาว x สูง) ของหีบห่อก็จะได้ปริมาตรเป็นลูกบาศก์เมตร (CBM)
8. เอกสารการขนส่ง 8.1 ใบจองระวางเรือ (SHIPPING PARTICULAR / Booking Note) 8.2 ใบสั่งให้นำสินค้าบรรทุกเรือ (Shipping Order: S/O)
9. ใบตราส่งสินค้าทางเรือ (B/L – Bill of lading) ผู้ส่งออกต้องออก invoice ให้แก่ผู้ให้บริการขนส่งเพื่อออก B/L และผู้นำเข้าต้องใช้ออกของ ควรจะขอตรวจแบบร่างก่อนที่จะออกตัวจริงทุกครั้ง
10. ใบตราส่งทางอากาศ (AWB - Airway bill) เหมือนใบตราส่งทางเรือ แต่ข้อมูลจะแตกต่างกันเล็กน้อย
11. ใบปล่อยสินค้า (D/O - Delivery order) ออกโดยผู้ให้บริการขนส่งระหว่างประเทศ ผู้นำเข้าจำเป็นจะต้องใช้สำหรับนำไปปล่อยตู้สินค้าที่ท่าเรือหรือท่าอากาศยาน
12. ใบขนสินค้าขาออก/ขาเข้า (Export/Import entry) จัดทำโดย shipping เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้า ทั้ง ชนิด จำนวน และราคา ให้กับกรมศุลกากรทราบ เพื่อที่จะได้คิดคำนวณภาษีและเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออก
13. เอกสารยืนยันถิ่นก าเนิด (CO - Certificate of Origin) เป็นสิทธิพิเศษทางภาษี สินค้าผลิตจากที่ใด วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด เข้ากับข้อกำหนดการยกเว้นหรือลดภาษีหรือไม่
14. ประกันภัยขนส่งสินค้า (Marine/Air Insurance) เพื่อลดความเสี่ยงจากการขนส่ง ค่าป้องกันสูงสุดอยู่ที่ 90% ของมูลค่าสินค้า
15. ใบรับสินค้า (Receive Report) เอกสารที่ผู้ซื้อจัดทำขึ้นหลังจากที่ได้รับสินค้าจากผู้ขาย ผู้ซื้อจะต้องทำการตรวจนับสินค้าคู่กับใบกำกับสินค้าที่ผู้ขายส่งมาให้ว่า ถูกต้องตรงตามที่สั่งหรือไม่ เมื่อถูกต้องแล้วก็จัดทำใบรับสินค้าส่งไปให้ผู้ขาย
16. ใบส่งสินค้า (Delivery note) เอกสารจากผู้ส่งสินค้าที่ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งแสดงสินค้าที่จัดส่งถึงผู้รับ เป็นหลักฐานที่สามารถใช้ยืนยันได้ว่าส่งสินค้าไปแล้ว และใช้ตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งสะดวกต่อการจัดการระบบบัญชีของบริษัท
17. ใบขอลดหนี้ หรือใบส่งคืน (Debit Note or Debit Memorandum) เอกสารที่ผู้ซื้อจัดส่งให้ผู้ขาย เพื่อแจ้งให้ทราบว่าได้รับสินค้าแล้ว ปรากฏว่าสินค้าส่งมาไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ หรือสินค้าชำรุด หรือคิดราคามากไป และผู้ซื้อส่งคืนโดยไม่รับสินค้าแลกเปลี่ยน ผู้ขายอาจลดราคาให้สำหรับสินค้าที่ส่งคืน จะออกใบลดหนี้ หรือใบส่งคืน แล้วคืนเงินสดหรือ ลดยอดหนี้ แล้วแต่กรณี
18. ใบหักหนี้ หรือใบรับคืน (Credit Note or Credit Memorandum) เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งว่าผู้ขายได้รับคืนสินค้าจากผู้ซื้อ เนื่องจากสินค้าชำรุด หรือส่งไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ หรือคิดราคามากไปโดยผู้ขายอาจลดราคาสินค้าให้ผู้ซื้อ ในกรณีที่ผู้ซื้อซื้อสินค้าเป็นเงินสดผู้ขายจะส่งเงินสดคืน แต่ถ้าผู้ซื้อซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อผู้ขายจะลดหนี้ให้กับผู้ซื้อ และผู้ขายจะออกใบลดหนี้ หรือใบรับคืนให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานในการลดหนี้ 19. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ กรณีขายสินค้าเป็นเงินสดหรือรับชำระหนี้จากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อหรือรับชำระหนี้จากลูกหนี้อื่น
|
|
|