ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

      e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ผู้ประกอบการสามารถออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเก็บข้อมูลในรูปแบบออนไลน์ แทนการใช้กระดาษแบบเดิมนั่นเองครับ

      แต่เพื่อให้ระบบการออกเอกสารและจัดเก็บแบบออนไลน์เป็นไปอย่างเหมาะสมทั้งรูปแบบและรายละเอียดต่าง ๆ จึงต้องมีกำหนดโดยตัวบทกฎหมาย เพื่อให้ทั้งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีความถูกต้อง พิสูจน์ตัวตนผู้ออกเอกสารได้อย่างชัดเจน และสามารถใช้เป็นหลักฐานทางด้านภาษีอย่างครบถ้วนตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดไว้ โดยในปัจจุบันมี e-Tax Invoice อยู่ 2 ประเภท ได้แก่

1. e-Tax Invoice & e-Receipt
2. e-Tax Invoice by e-Mail

• e-Tax Invoice & e-Receipt

      แบบแรกนี้ผู้รับจะได้รับเป็นไฟล์ PDF ผ่าน e-Mail/SMS หรือได้รับในรูปแบบกระดาษก็ได้ (ผู้ขายพิมพ์ให้) แต่ข้อสังเกตในใบกำกับภาษีที่ได้รับในกรณีนี้จะต้องมีคำว่า “เอกสารนี้ได้จัดทำและนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” และมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ประกอบ ซึ่งในมุมของผู้จัดทำต้องมีต้นทุนส่วนนี้ในการบริหารจัดการไปจนถึงการใช้งานร่วมกับโปรแกรมบัญชีหรือต้องมีผู้ให้บริการ (Service Provider) ช่วยเหลือส่วนนี้ครับ

• e-Tax Invoice by e-Mail (หรือ Timestamp)

      สำหรับแบบที่ 2 นี้ถือเป็นใบกำกับภาษีอีกประเภทหนึ่ง สำหรับกิจการขนาดเล็ก และถือว่าเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เหมือนกัน โดยปกติเราจะได้รับใบกำกับภาษี e-Tax Invoice by e-Mail ในรูปแบบ PDF ผ่าน e-Mail ของเรา (ผู้ขายส่งให้) และเราจะต้องได้รับ e-Mail อีกฉบับจากทาง ETDA (etax.teda.th) ที่มีหัวข้อว่า “ประทับรับรองทางเวลาเรียบร้อย” และมีรหัสเอกสารต่อท้ายเพื่อยืนยันว่าระบบได้ทำการประทับรับรองเวลาให้กับเอกสารแนบแล้ว

      ทีนี้คำถามที่นักบัญชีมักจะถามกันคือ ถ้าเปลี่ยนไปใช้ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แล้วยังสามารถออกแบบกระดาษได้หรือไม่ ? หรือต้องเปลี่ยนไปตลอด

      คำตอบก็คือ สามารถทำควบคู่กันได้ โดยระบุอยู่ในข้อ 12 ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร (ฉบับที่ 15) เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้ครับ