มอบหมายงานอย่างไร ให้ได้ “ใจ” และได้ “ผลงาน” จากทีมงาน

เครื่องมือสำคัญที่หัวหน้างานจะต้องเข้าใจ และนำมาใช้เป็นกรอบแนวทางการมอบหมายงานให้กับทีมงาน นั่นก็คือ “Job Description : JD”

JD เป็นกรอบแนวทางการกำหนดขอบเขตงานที่คาดหวังของตำแหน่งงาน โดยเน้นเป็นงานที่คาดหวังของตำแหน่ง ไม่ใช่งานที่กำลังทำอยู่ในปัจจุบัน พบว่า หัวหน้างานหลายคนเข้าใจว่าการจัดทำ JD เป็นหน้าที่ของหน่วยงานบุคคล หรือ HR

จริงๆ แล้วการทำ JD นั้น ต้องทำร่วมกันระหว่าง HR และหัวหน้างาน มีความแตกต่างระหว่างบทบาทของ HR และหัวหน้างานในการจัดทำ JD ดังนี้

บทบาทของ HR ที่มีต่อการจัดทำ JD : HR มีหน้าที่ออกแบบฟอร์ม JD ที่เหมาะสมกับบริบทขององค์การและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น รวมถึงปรับปรุงแบบฟอร์ม JD ให้เหมาะสม และสอนแนะแนวทางการเขียน JD ให้กับผู้บังคับบัญชา ตลอดจนนำข้อมูลจาก JD ที่ได้รับมาใช้เชื่อมโยงกับระบบการบริหารและพัฒนาบุคลากร เช่น นำข้อมูลจาก JD มาใช้ในการประเมินผลงาน หรือนำมาใช้เพื่อหาความจำเป็นในการอบรม (Training Needs) เป็นต้น

บทบาทของหัวหน้างานที่มีต่อการจัดทำ JD : หัวหน้างาน มีหน้าที่ออกแบบงาน (Job Design) ที่คาดหวังและเขียนไว้ใน JD พร้อมทั้งปรับปรุงงานที่คาดหวังจากบุคคลที่เข้ามาดำรงตำแหน่งงานที่ต้องการอย่างน้อยปีละครั้ง ซึ่งเหตุผลที่หัวหน้างานควรปรับปรุง JD อย่างน้อยปีละครั้ง เนื่องจากการปรับผังโครงสร้างองค์การ การเปลี่ยนแปลงนโยบาย/เป้าหมายองค์การ และการเปลี่ยนแปลงของกฎระเบียบที่ส่งผลต่อการปรับ JD ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป การนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ รวมถึงการปรับตำแหน่งงานของทีมงาน เหตุผลดังกล่าวนี้จึงทำให้เกิดความยืดหยุ่นของการปรับปรุง JD ในทุกๆ ปี นอกจากนี้ หัวหน้างานควรมีบทบาทในการพูดคุยกับพนักงาน เกี่ยวกับความคาดหวังของงานตามที่กำหนดไว้ใน JD

เมื่อหัวหน้างานเข้าใจแล้วว่า บุคคลที่มีส่วนร่วมในการจัดทำ JD คือ ตัวหัวหน้างาน การเขียน JD จึงเป็นการกำหนดกรอบการทำงานของบุคคลที่มาดำรงตำแหน่งงานว่า จะต้องทำอะไรบ้าง ผู้เขียนเชื่อว่าในแต่ละองค์การจะมีแบบฟอร์มการทำ JD ไว้แล้ว แต่ละองค์การจะมีมาตรฐานของแบบฟอร์มที่แตกต่างกันไปตามบริบทขององค์การนั้นๆ

อย่างไรก็ตาม การกำหนดขอบเขตงานที่คาดหวังใน JD จะมีข้อความที่ควรต้องเขียนไว้ด้วย นั่นก็คือ “ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย” ซึ่งเป็นงานที่นอกเหนือจากขอบเขตงานที่กำหนดไว้ใน JD ทั้งนี้ลักษณะงานที่มอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับผิดชอบ จะแบ่งเป็น 2 กลุ่มงานหลัก ได้แก่
งานตามตำแหน่งงาน : เป็นงานที่หัวหน้างานกำหนดไว้แล้วใน JD ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง
งานกรณีพิเศษ : เป็นงานที่หัวหน้างานมอบหมายให้พนักงานทำ นอกเหนือจากงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนใน JD ซึ่งงานในลักษณะนี้ตรงกับคำว่า “ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย” เป็นต้น