ก่อนตัดสินใจย้ายไปใช้โปรแกรมบัญชี Online
โดย
|
ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายงานของนักบัญชีกลุ่มใดก็ตาม การทำงานจะล้อตามไปกับกิจกรรมของบริษัท เนื่องจากเทคโนโลยี มาเปลี่ยนวิธีการสื่อสาร ดังนั้นวิธีการทำงานของบัญชีก็ย่อมจะไม่เหมือนเดิมอย่างแน่นอน เทคโนโลยีจึงเข้ามามีบทบาททำให้นักบัญชีต้องเริ่มหา Tools ในการทำงานให้สะดวกมากขึ้น แต่การที่จะหาเทคโนโลยี เข้ามาให้นักบัญชีใช้งาน เราต้องการปัจจัยอะไรมาใช้เลือกโปรแกรมบัญชี Online ที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานของนักบัญชี สะดวกมากยิ่งขึ้น
ปัจจัยเลือกโปรแกรมบัญชี Online หากถามว่าเราจะเลือกใช้โปรแกรมบัญชี Online เจ้าไหนดี คำตอบเหมือนกับการเลือกซื้อรถยนต์ เรานักบัญชีไม่ใช่คนสร้างรถ แต่เราจะต้องขับรถเป็น...ไม่ว่ารถนั้นจะเป็นรถยนต์ รถบรรทุก รถกระบะ ฯลฯ ดังนั้นปัจจัยหลักๆ ที่ต้องพิจารณาจะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ ปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน
ปัจจัยภายนอก 1.ระบบบัญชี Online ที่เราจะใช้งานมีความน่าเชื่อถือแค่ไหน เพราะถ้าเราเลือกที่จะใช้งานแล้วคงไม่คิดเปลี่ยนภายในระยะเวลาอันสั้น 2. ระบบบัญชี Online จำนวนผู้ใช้มากน้อยแค่ไหน เพราะระบบคลาวด์มีผลกับจำนวนผู้ใช้โดยตรง ถ้ามีคนใช้มากและทางระบบไม่รองรับ การใช้งานของ User จะเกิดความช้า ขึ้นทันที (แต่ถ้าระบบ Internet ขององค์กรช้าก็จะไม่เข้ากรณีดังกล่าว) 3.ระบบบัญชี Online กับความพร้อมของทีมที่จะให้บริการ • การนำระบบมาใช้นั้น จำเป็นที่จะต้องถามทาง Service Provide ว่า มีการให้บริการอะไรบ้าง มีการอบรบพนักงานให้หรือไม่ • ถ้าระบบมีปัญหาสามารถติดต่อได้ช่วงเวลาไหนบ้าง • วิธีการคิดค่าบริการ มีส่วนเพิ่มเติมหรือไม่ถ้ามีการใช้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในมุมของจำนวนเครื่องเข้าใช้งาน จำนวนรายการ ค้าที่เกิด จำนวนเอกสารที่ Upload และจำนวน User ที่เข้าถึงได้ เหล่านี้เป็นปัจจัยที่ต้องพิจารณาเพราะต้นทุนจะเพิ่มขึ้นทันที
ปัจจัยภายใน 1. เราต้องเข้าใจก่อนว่า ธุรกิจที่เราดูแลนั้นมีโครงสร้างอย่างไร ลองถามดูว่าในองค์กรตอนนี้ หากมีเอกสารหายแล้วสามารถหาเจอได้หรือไม่ 2. มีระบบบัญชีที่พร้อมแล้วหรือไม่ • เพราะจากเดิมการทำงานที่เป็นกระดาษสามารถจับต้องได้ แต่ถ้าเป็นระบบ Online จะไม่สามารถนำกระดาษออกมาแก้ไขได้ • ถ้ามีระบบที่แก้ไขได้ก็จะเกิดปัญหาต่ออีกว่า ใครควรมีสิทธิแก้ ใครไม่สามารถแก้ได้ ใครควรมีสิทธิเข้าถึงได้แค่ไหน ดังนั้นการตั้งค่ากำหนดสิทธิให้ใครทำงานแค่ไหน รับผิดชอบบัญชีหมวดไหนบ้าง ใครเป็นคนตรวจสอบ ต้องระบุให้ชัดเจน 3. องค์กรอยู่ในช่วงกำลังขยายงานหรือไม่ • ถ้าองค์กรกำลังขยายงาน ยิ่งต้องพิจารณาถึงปริมาณงานและจำนวนพนักงานที่จะเข้าร่วมให้ดีด้วย 4. บุคลากรพร้อมปรับตัวแค่ไหน • ประเด็นด้าน Mindset และความรู้ความสามารถของพนักงานย่อมเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา เพราะพนักงานจะเป็นทั้งผู้ใช้และ ผู้ทำงานในระบบ ถ้าพนักงานไม่มีความพร้อม การทำงานที่ควรจะเร็วอาจจะกลับเป็นช้าแทนได้
การเก็บเอกสารที่จะไม่เหมือนเดิม ประเด็นที่สำคัญต่อมาก็คือ การเก็บเอกสาร เดิมจากการเก็บเอกสารบนกระดาษนำไปเก็บใส่กล่อง มีการลงทะเบียนกล่องว่ามีการเก็บเอกสารประเภทไหนบ้าง ตั้งแต่เลขที่นั้นถึงเลขที่นี้ และอยู่ในกล่องหมายเลขไหน เก็บอยู่ในส่วนไหนของกิจการ เหล่านี้ต้องมีการเปลี่ยนแปลงไปเก็บเป็น Folder ในระบบแทน เพราะจากเดิมจากการเก็บเอกสารลงกล่องนั้นจะเก็บได้แค่ไหน ขึ้นอยู่กับขนาดของกล่อง แต่ถ้าเป็นการเก็บบนคลาวด์นั้น กล่องมีขนาดไม่จำกัด (แต่สำหรับบาง Provider อาจจะมีค่าใช้จ่าย เพิ่ม) ดังนั้นการเก็บเอกสารเรียงตามหมวด วันที่ แยกตามแต่ละประเภทแล้ว ควรคำนึงถึงกรณีเวลาคนหาหรือเวลา Search จะต้องหาได้ไม่ยาก ไม่อย่างนั้นยิ่งไม่มีทางหาเจอ
สำหรับเทคนิคการใช้ Tag ก็สามารถเพิ่มมิติในการเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถหาได้ง่ายขึ้นนะครับ คงได้เห็นภาพและสิ่งที่จะเกิดขึ้นบ้างแล้ว หวังว่าจะช่วยให้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจและเตรียมตัว สำหรับทั้งผู้บริหารนักบัญชี และผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายครับ
บางส่วนจากบทความ “ก่อนตัดสินใจย้ายไปใช้โปรแกรมบัญชี Online” อ่านบทความฉบับเต็มได้ใน... วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 40 ฉบับที่ 478 เดือน กรกฎาคม 2564
|
|
Smart Accounting : IT for Accountant : อ.ธนัย นพคุณ วารสาร : เอกสารภาษีอากร กรกฎาคม 2564 |
|
|