ก่อนตัดสินใจย้ายไปใช้โปรแกรมบัญชี Online

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายงานของนักบัญชีกลุ่มใดก็ตาม การทำงานจะล้อตามไปกับกิจกรรมของบริษัท เนื่องจากเทคโนโลยี
มาเปลี่ยนวิธีการสื่อสาร ดังนั้นวิธีการทำงานของบัญชีก็ย่อมจะไม่เหมือนเดิมอย่างแน่นอน

เทคโนโลยีจึงเข้ามามีบทบาททำให้นักบัญชีต้องเริ่มหา Tools ในการทำงานให้สะดวกมากขึ้น แต่การที่จะหาเทคโนโลยี
เข้ามาให้นักบัญชีใช้งาน เราต้องการปัจจัยอะไรมาใช้เลือกโปรแกรมบัญชี Online ที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานของนักบัญชี
สะดวกมากยิ่งขึ้น

ปัจจัยเลือกโปรแกรมบัญชี Online
หากถามว่าเราจะเลือกใช้โปรแกรมบัญชี Online เจ้าไหนดี
คำตอบเหมือนกับการเลือกซื้อรถยนต์ เรานักบัญชีไม่ใช่คนสร้างรถ แต่เราจะต้องขับรถเป็น...ไม่ว่ารถนั้นจะเป็นรถยนต์
รถบรรทุก รถกระบะ ฯลฯ
ดังนั้นปัจจัยหลักๆ ที่ต้องพิจารณาจะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ ปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน

ปัจจัยภายนอก
1.ระบบบัญชี Online ที่เราจะใช้งานมีความน่าเชื่อถือแค่ไหน
เพราะถ้าเราเลือกที่จะใช้งานแล้วคงไม่คิดเปลี่ยนภายในระยะเวลาอันสั้น
2. ระบบบัญชี Online จำนวนผู้ใช้มากน้อยแค่ไหน
เพราะระบบคลาวด์มีผลกับจำนวนผู้ใช้โดยตรง ถ้ามีคนใช้มากและทางระบบไม่รองรับ การใช้งานของ User จะเกิดความช้า
ขึ้นทันที (แต่ถ้าระบบ Internet ขององค์กรช้าก็จะไม่เข้ากรณีดังกล่าว)
3.ระบบบัญชี Online กับความพร้อมของทีมที่จะให้บริการ
• การนำระบบมาใช้นั้น จำเป็นที่จะต้องถามทาง Service Provide ว่า มีการให้บริการอะไรบ้าง มีการอบรบพนักงานให้หรือไม่
• ถ้าระบบมีปัญหาสามารถติดต่อได้ช่วงเวลาไหนบ้าง
• วิธีการคิดค่าบริการ มีส่วนเพิ่มเติมหรือไม่ถ้ามีการใช้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในมุมของจำนวนเครื่องเข้าใช้งาน จำนวนรายการ
ค้าที่เกิด จำนวนเอกสารที่ Upload และจำนวน User ที่เข้าถึงได้ เหล่านี้เป็นปัจจัยที่ต้องพิจารณาเพราะต้นทุนจะเพิ่มขึ้นทันที

ปัจจัยภายใน
1. เราต้องเข้าใจก่อนว่า ธุรกิจที่เราดูแลนั้นมีโครงสร้างอย่างไร
ลองถามดูว่าในองค์กรตอนนี้ หากมีเอกสารหายแล้วสามารถหาเจอได้หรือไม่
2. มีระบบบัญชีที่พร้อมแล้วหรือไม่
• เพราะจากเดิมการทำงานที่เป็นกระดาษสามารถจับต้องได้ แต่ถ้าเป็นระบบ Online จะไม่สามารถนำกระดาษออกมาแก้ไขได้
• ถ้ามีระบบที่แก้ไขได้ก็จะเกิดปัญหาต่ออีกว่า ใครควรมีสิทธิแก้ ใครไม่สามารถแก้ได้ ใครควรมีสิทธิเข้าถึงได้แค่ไหน
ดังนั้นการตั้งค่ากำหนดสิทธิให้ใครทำงานแค่ไหน รับผิดชอบบัญชีหมวดไหนบ้าง ใครเป็นคนตรวจสอบ ต้องระบุให้ชัดเจน
3. องค์กรอยู่ในช่วงกำลังขยายงานหรือไม่
• ถ้าองค์กรกำลังขยายงาน ยิ่งต้องพิจารณาถึงปริมาณงานและจำนวนพนักงานที่จะเข้าร่วมให้ดีด้วย
4. บุคลากรพร้อมปรับตัวแค่ไหน
• ประเด็นด้าน Mindset และความรู้ความสามารถของพนักงานย่อมเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา เพราะพนักงานจะเป็นทั้งผู้ใช้และ
ผู้ทำงานในระบบ ถ้าพนักงานไม่มีความพร้อม การทำงานที่ควรจะเร็วอาจจะกลับเป็นช้าแทนได้

การเก็บเอกสารที่จะไม่เหมือนเดิม
ประเด็นที่สำคัญต่อมาก็คือ การเก็บเอกสาร เดิมจากการเก็บเอกสารบนกระดาษนำไปเก็บใส่กล่อง มีการลงทะเบียนกล่องว่ามีการเก็บเอกสารประเภทไหนบ้าง ตั้งแต่เลขที่นั้นถึงเลขที่นี้ และอยู่ในกล่องหมายเลขไหน เก็บอยู่ในส่วนไหนของกิจการ
เหล่านี้ต้องมีการเปลี่ยนแปลงไปเก็บเป็น Folder ในระบบแทน เพราะจากเดิมจากการเก็บเอกสารลงกล่องนั้นจะเก็บได้แค่ไหน
ขึ้นอยู่กับขนาดของกล่อง แต่ถ้าเป็นการเก็บบนคลาวด์นั้น กล่องมีขนาดไม่จำกัด (แต่สำหรับบาง Provider อาจจะมีค่าใช้จ่าย
เพิ่ม) ดังนั้นการเก็บเอกสารเรียงตามหมวด วันที่ แยกตามแต่ละประเภทแล้ว ควรคำนึงถึงกรณีเวลาคนหาหรือเวลา Search
จะต้องหาได้ไม่ยาก ไม่อย่างนั้นยิ่งไม่มีทางหาเจอ

สำหรับเทคนิคการใช้ Tag ก็สามารถเพิ่มมิติในการเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถหาได้ง่ายขึ้นนะครับ
คงได้เห็นภาพและสิ่งที่จะเกิดขึ้นบ้างแล้ว หวังว่าจะช่วยให้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจและเตรียมตัว สำหรับทั้งผู้บริหารนักบัญชี
และผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายครับ