Tricks ทำงานออนไลน์ของนักบัญชี

โดย

 

 


ปัจจุบันการทำธุรกิจเป็นแบบออนไลน์กันมากขึ้น ดังนั้นการทำงานของนักบัญชีแบบออนไลน์จะเป็นอย่างไร การทำงาน
จะง่ายขึ้น ใช้เวลามากขึ้นหรือน้อยลง เป็นเรื่องที่นักบัญชีต้องคิดและวางแผนครับ ครั้งนี้จะแนะนำ Tricks เบื้องต้น
ในการทำงานของนักบัญชีแบบออนไลน์

อุปกรณ์ที่จำเป็น
Internet : ในการทำงานแบบใหม่ซึ่งในปัจจุบันจะเป็นการทำงานแบบออนไลน์ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ เข้าหากันได้
ไม่ว่าจะอยู่แผนกไหน มีตำแหน่งไหนก็ตาม และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ดังนั้นอุปกรณ์ต้องสามารถเข้าถึง
เชื่อมต่อ Internet ได้รวดเร็วไม่ติดขัด
Computer Monitor : การทำงานบัญชีแบบยุคใหม่การใช้กระดาษจะน้อยลง แต่การตรวจเอกสารสำหรับงานด้านบัญชี
ยังต้องดำเนินการอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการเช็กยันเอกสาร การสอบทานยืนยันยอด ดังนั้นการทำงานผ่านคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊ก
ที่มีหน้าจอเดียวและจอเล็กจะไม่สะดวกแน่นอน ดังนั้นแนะนำให้มีจอภาพมากกว่า 1 จอ เพื่อการทำงานที่สะดวกมากขึ้น
Scanner : เพื่อให้สแกนเอกสารได้ง่าย นักบัญชีต้องมีเครื่องสแกนเอกสารเข้าระบบที่อย่างน้อยต้อง Feed เข้าเองได้ เท่านี้
การสแกนเอกสารจำนวนมากก็สามารถทำได้สะดวก ไม่ต้องใส่เอกสารทีละแผ่น หรือปัจจุบันโปรแกรมบัญชีก็มีแอปพลิเคชัน
ที่ถ่ายรูปและอัปโหลดเอกสารเข้าระบบได้ทันที
Online Meeting Accessories : เมื่อการติดต่อสื่อสารประสานงานไม่เหมือนเดิม การทำงานไม่ได้มีแค่ที่ออฟฟิศเท่านั้น
แล้ว ดังนั้นการที่มีอุปกรณ์ ซึ่งได้แก่ กล้อง ลำโพง ไมค์ ที่ดีจะช่วยให้การติดต่อสื่อสารกับทางทีมงานและหัวหน้าดำเนินการ
ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีการเลือก Software ที่ต้องใช้
ก่อนที่จะเลือกใช้ Software นักบัญชีต้องเข้าใจธุรกิจของลูกค้าหรือธุรกิจที่ตัวเองทำงานอยู่ก่อนว่า เป็นธุรกิจประเภทไหน
มีสาขา มีคลัง มีการฝากสินค้าขาย มีการผลิต มีวัตถุดิบกี่ประเภท วัตถุดิบหรือสินค้ามีอายุแค่ไหน สินค้าแต่ละประเภทที่ผลิต
ออกมามีหน่วยเป็นอะไร เหมือนกันทุกชนิดหรือไม่ ฯลฯ เพราะปัจจัยเหล่านี้มีผลต่อการลงทุนการใช้ Software ทั้งหมด
(เฉพาะในมุมของผลิตภัณฑ์ ยังไม่รวม Nature การทำงานของธุรกิจว่าต้องมีการทำงานหลายสถานที่หรือมีเพียงแห่งเดียวกัน)
ในการเลือก Software บางทีอาจเลือกชุดเดียวได้ที่สามารถทำงานได้ทุกอย่าง แต่นักบัญชีต้องเป็นคนตัดสินใจในการเลือก
เพราะมีต้นทุนที่เกี่ยวข้องอยู่ ดังนี้
• ต้นทุนค่า Software (ตั้งแต่ค่าติดตั้ง ค่าบริการ ค่าอบรม ค่าดูแลหลังติดตั้ง การย้ายข้อมูลเข้าระบบ)
• ต้นทุนการอบรมพนักงาน
• เวลาที่จะต้องใช้ในการ Implement ระบบ
• ต้นทุนในการย้ายหรือเปลี่ยนระบบในอนาคต

ซึ่งประเด็นเหล่านี้จำเป็นที่จะต้องใช้ในการพิจารณาในการหา Software ทั้งสิ้น และบางครั้งในการผลิตก็ต้องเป็น Software
ชนิดหนึ่ง การบัญชีก็ต้องเป็นอีก Software ส่วนการจัดส่ง การบริหารคลัง การจัดการด้านทรัพยากรบุคคล และระบบ
การจัดการด้านขายก็อาจจะเป็นอีก Software หนึ่งได้อีกเช่นกัน

ในมุมของนักบัญชีต้องหาวิธีการเชื่อมโยงทั้งหมดและเอามาทำงานต่อให้ได้ เพราะผลผลิตของเราคือรายงานผลการประกอบ
การที่มีผลต่อธุรกิจทั้งสิ้น




   
      บางส่วนจากบทความ “Tricks ทำงานออนไลน์ของนักบัญชี
      อ่านบทความฉบับเต็มได้ใน... วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 40 ฉบับที่ 475 เดือน เมษายน 2564 




Smart Accounting : IT for Accountant : อ.ธนัย  นพคุณ 
วารสาร : เอกสารภาษีอากร เมษายน 2564 



FaLang translation system by Faboba