Tricks ทำงานออนไลน์ของนักบัญชี
โดย
|
ปัจจุบันการทำธุรกิจเป็นแบบออนไลน์กันมากขึ้น ดังนั้นการทำงานของนักบัญชีแบบออนไลน์จะเป็นอย่างไร การทำงาน จะง่ายขึ้น ใช้เวลามากขึ้นหรือน้อยลง เป็นเรื่องที่นักบัญชีต้องคิดและวางแผนครับ ครั้งนี้จะแนะนำ Tricks เบื้องต้น ในการทำงานของนักบัญชีแบบออนไลน์
อุปกรณ์ที่จำเป็น Internet : ในการทำงานแบบใหม่ซึ่งในปัจจุบันจะเป็นการทำงานแบบออนไลน์ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ เข้าหากันได้ ไม่ว่าจะอยู่แผนกไหน มีตำแหน่งไหนก็ตาม และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ดังนั้นอุปกรณ์ต้องสามารถเข้าถึง เชื่อมต่อ Internet ได้รวดเร็วไม่ติดขัด Computer Monitor : การทำงานบัญชีแบบยุคใหม่การใช้กระดาษจะน้อยลง แต่การตรวจเอกสารสำหรับงานด้านบัญชี ยังต้องดำเนินการอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการเช็กยันเอกสาร การสอบทานยืนยันยอด ดังนั้นการทำงานผ่านคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊ก ที่มีหน้าจอเดียวและจอเล็กจะไม่สะดวกแน่นอน ดังนั้นแนะนำให้มีจอภาพมากกว่า 1 จอ เพื่อการทำงานที่สะดวกมากขึ้น Scanner : เพื่อให้สแกนเอกสารได้ง่าย นักบัญชีต้องมีเครื่องสแกนเอกสารเข้าระบบที่อย่างน้อยต้อง Feed เข้าเองได้ เท่านี้ การสแกนเอกสารจำนวนมากก็สามารถทำได้สะดวก ไม่ต้องใส่เอกสารทีละแผ่น หรือปัจจุบันโปรแกรมบัญชีก็มีแอปพลิเคชัน ที่ถ่ายรูปและอัปโหลดเอกสารเข้าระบบได้ทันที Online Meeting Accessories : เมื่อการติดต่อสื่อสารประสานงานไม่เหมือนเดิม การทำงานไม่ได้มีแค่ที่ออฟฟิศเท่านั้น แล้ว ดังนั้นการที่มีอุปกรณ์ ซึ่งได้แก่ กล้อง ลำโพง ไมค์ ที่ดีจะช่วยให้การติดต่อสื่อสารกับทางทีมงานและหัวหน้าดำเนินการ ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
วิธีการเลือก Software ที่ต้องใช้ ก่อนที่จะเลือกใช้ Software นักบัญชีต้องเข้าใจธุรกิจของลูกค้าหรือธุรกิจที่ตัวเองทำงานอยู่ก่อนว่า เป็นธุรกิจประเภทไหน มีสาขา มีคลัง มีการฝากสินค้าขาย มีการผลิต มีวัตถุดิบกี่ประเภท วัตถุดิบหรือสินค้ามีอายุแค่ไหน สินค้าแต่ละประเภทที่ผลิต ออกมามีหน่วยเป็นอะไร เหมือนกันทุกชนิดหรือไม่ ฯลฯ เพราะปัจจัยเหล่านี้มีผลต่อการลงทุนการใช้ Software ทั้งหมด (เฉพาะในมุมของผลิตภัณฑ์ ยังไม่รวม Nature การทำงานของธุรกิจว่าต้องมีการทำงานหลายสถานที่หรือมีเพียงแห่งเดียวกัน) ในการเลือก Software บางทีอาจเลือกชุดเดียวได้ที่สามารถทำงานได้ทุกอย่าง แต่นักบัญชีต้องเป็นคนตัดสินใจในการเลือก เพราะมีต้นทุนที่เกี่ยวข้องอยู่ ดังนี้ • ต้นทุนค่า Software (ตั้งแต่ค่าติดตั้ง ค่าบริการ ค่าอบรม ค่าดูแลหลังติดตั้ง การย้ายข้อมูลเข้าระบบ) • ต้นทุนการอบรมพนักงาน • เวลาที่จะต้องใช้ในการ Implement ระบบ • ต้นทุนในการย้ายหรือเปลี่ยนระบบในอนาคต
ซึ่งประเด็นเหล่านี้จำเป็นที่จะต้องใช้ในการพิจารณาในการหา Software ทั้งสิ้น และบางครั้งในการผลิตก็ต้องเป็น Software ชนิดหนึ่ง การบัญชีก็ต้องเป็นอีก Software ส่วนการจัดส่ง การบริหารคลัง การจัดการด้านทรัพยากรบุคคล และระบบ การจัดการด้านขายก็อาจจะเป็นอีก Software หนึ่งได้อีกเช่นกัน
ในมุมของนักบัญชีต้องหาวิธีการเชื่อมโยงทั้งหมดและเอามาทำงานต่อให้ได้ เพราะผลผลิตของเราคือรายงานผลการประกอบ การที่มีผลต่อธุรกิจทั้งสิ้น
บางส่วนจากบทความ “Tricks ทำงานออนไลน์ของนักบัญชี ” อ่านบทความฉบับเต็มได้ใน... วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 40 ฉบับที่ 475 เดือน เมษายน 2564
|
|
Smart Accounting : IT for Accountant : อ.ธนัย นพคุณ วารสาร : เอกสารภาษีอากร เมษายน 2564 |
|
|