รีวิว...4 โปรแกรมฮิตประชุมออนไลน์ : สำหรับนักบัญชี

โดย

 

 


New Normal อีกรูปแบบหนึ่งที่เข้ามาเปลี่ยนวิถีชีวิตการทำงานของนักบัญชีอย่างเราๆ คงหนีไม่พ้นการประชุมผ่านทาง
ออนไลน์ (e-Meeting) ยังสามารถมีผลทางกฎหมาย ภายใต้พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
พ.ศ. 2563 โดยมีข้อกำหนดตามกฎหมายเพื่อเป็นมาตรฐาน ดังนี้

• ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องสามารถแสดงตนและยืนยันตัวตนก่อนเข้าประชุมได้
• ภาพและเสียงในการประชุมจะต้องชัดเจน
• ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลหรือเอกสารประกอบการประชุมได้
• การจัดประชุมจะต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้ทั้งทางลับและเปิดเผย
• การจัดประชุมจะต้องสามารถบันทึกเสียง หรือบันทึกทั้งภาพและเสียงในการประชุมได้
• การจัดประชุมจะต้องมีการจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ไว้เป็นหลักฐาน
• การจัดประชุมจะต้องมีการเตรียมช่องทางในการแจ้งเหตุขัดข้องในการประชุมได้

ซึ่งก็มีหลากหลายโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในระดับสูง โดยพอจะสรุปและคัดเลือกมาเพื่อเป็นทางเลือกให้กับนักบัญชี
ได้เลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมสำหรับการประชุมออนไลน์ ดังนี้ ครับ

Zoom
Zoom ให้ฟังก์ชันการใช้งานครบทุกฟังก์ชัน สามารถใช้ผ่านคอมพิวเตอร์และมีแอปพลิเคชัน สำหรับบนมือถือ ทั้งบนระบบ
ปฏิบัติการ Android และ iOS จุดเด่นหลักๆ ของ zoom อยู่ที่หน้าตาโปรแกรมถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้อย่างง่ายดาย
ไม่ต้องมีความรู้ทางด้านเทคนิคก็สามารถใช้งานได้ และความเร็วอินเทอร์เน็ตที่ใช้ไม่ต้องสูงมากก็สามารถใช้งานได้
สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.zoom.us

Meet
Meet โปรแกรมประชุมออนไลน์จากค่ายยักษ์ใหญ่อย่าง Google อาทิ Gmail, Calendar, Drive, Doc, Sheet, Slide เป็นต้น
โดย Google Meet สามารถเข้าใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ได้เลย เพียงแค่มีบัญชีของ Gmail ก็สามารถสร้างห้องประชุม
ได้เลย และยังมีแอปพลิเคชัน ให้ดาวน์โหลดผ่านมือถือได้อีกด้วย Google Meet มีอินเทอร์เฟซการใช้งานที่เรียบง่าย และ
ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ถ้าใช้บริการ G-Suite อยู่ด้วยแล้ว ทำให้การซิงค์ข้อมูลหรือ
การเชื่อมต่อไฟล์กันจะทำได้ลื่นไหลสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น การเชิญประชุมผ่านทางอีเมลและบันทึกข้อมูลนัดหมายประชุม
ลงปฏิทินของ Google เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมได้รับลิงก์จากอีเมลเชิญประชุมก็สามารถเข้าร่วมประชุมได้ทันที โดยไม่จำเป็น
จะต้องมีบัญชีของ Gmail สามารถเข้าดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.gsuite.google.com

Teams
Teams โปรแกรมจากค่ายยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft ที่มาพร้อมกับฟังก์ชั่นในการประชุมออนไลน์ ซึ่งถือเป็นเพียงฟีเจอร์หนึ่ง
ของโปรแกรม Microsoft 365 ซึ่งโปรแกรม Teams ถูกออกแบบมาเพื่อใช้ในการสื่อสารกันภายในทีม หรือภายในองค์กร
โดยเฉพาะ เรียกได้ว่าออกมาเพื่อใช้แทน Skype for Business สามารถสร้างกลุ่มแซ็ต สำหรับคุยงาน หรือแชร์ไฟล์ให้กัน
ภายในทีม รวมถึงมีโปรแกรมสำหรับวางแผนงาน Planner ที่สำคัญยังสามารถทำงานร่วมกับ Office 365 ได้แบบไร้รอยต่อ
ใช้งานได้ทั้งแบบติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือจะเป็นการเปิดใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ รวมถึงรองรับการใช้งานผ่าน
แอปพลิเคชันบนมือถือก็ได้เช่นกัน

Line
Line โปรแกรมที่เชื่อได้ว่าหลายท่านน่าจะคุ้นเคยเป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการใช้คุยในเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงาน ซึ่งเดิมที
Line ก็เป็นโปรแกรมที่มีฟังก์ชันในการแช็ตและวิดีโอคอลได้อยู่แล้ว แถมยังสามารถตั้งกลุ่มสำหรับสนทนาเป็นกลุ่มย่อยๆ
ได้ไม่จำกัดอีกด้วย พร้อมทั้งยังสามารถใช้งานได้ทั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ความสามารถที่เป็นช่องทางในการสื่อสารที่ง่าย
และมีผู้ใช้จำนวนมากในประเทศไทย จึงมีหลายองค์กรใช้ Line เป็นช่องทางหลักในติดต่อสื่อสารหรือการจัดประชุมออนไลน์
เพราะนอกจากจะวิดีโอคอลประชุมพร้อมกันได้แล้ว ยังสามารถส่งไฟล์งานต่างๆ เข้ามาในแช็ตในกลุ่มนั้นๆ ได้อีกด้วย
และมาพร้อมด้วยฟังก์ชันฟิลเตอร์อีโมชั่นน่ารักๆ ต่างๆ สไตล์ญี่ปุ่น ช่วยให้การประชุมที่เคร่งเครียดดูสดใส ไม่น่าเบื่อขึ้นมาได้

นักบัญชีที่จะใช้โปรแกรมในการประชุมครั้งต่อๆ ไปลองนำข้อมูลนี้ไปใช้ประกอบการตัดสินใจก่อนเลือกใช้งาน หากต้อง
การจัดประชุมให้ถูกต้องตามหลักกฎหมาย E-Meeting แนะนำให้ใช้โปรแกรม Zoom เพราะมีฟังก์ชันการใช้งานที่ครบถ้วน
และตอบโจทย์ข้อกฎหมายได้ดีที่สุด สำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว ไม่ยุ่งยาก ใช้งานได้
ง่าย แนะนำโปรแกรม Line เพราะมีฟังก์ชันที่เพียงพอต่อการประชุม และทุกคนใช้ Line กันเป็นส่วนใหญ่อยู่แล้ว จึงไม่ต้อง
เสียเวลาติดตั้งหรือสมัครใหม่ และที่สำคัญไม่มีค่าใช้จ่าย ในส่วนองค์กรใดที่ใช้ G-Suite หรือ Office 365 อยู่แล้ว แนะนำ
ให้ใช้ Meet หรือ Teams เพราะโปรแกรมจะซิงค์ทั้งไฟล์เอกสาร รวมถึงปฏิทิน ซึ่งจะทำให้เราทำงานได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น
แต่ข้อเสียคือมีค่าใช้จ่ายที่เป็นภาระต่อบริษัท


   
      บางส่วนจากบทความ “รีวิว...4 โปรแกรมฮิตประชุมออนไลน์:สำหรับนักบัญชี ”
      อ่านบทความฉบับเต็มได้ใน... วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 39 ฉบับที่ 467 เดือน กันยายน  2563 




Smart Accounting : IT for Accountant : เมธาวัจน์ วงศ์วรีย์กร
วารสาร : เอกสารภาษีอากร กันยายน  2563 



FaLang translation system by Faboba