4 ข้อควรระวัง เกี่ยวกับเอกสารหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 ได้กำหนดถึงเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีไว้ดังนี้ คือ หมายถึง บันทึก
หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี
1. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้กับบุคลภายนอก
3. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ

สาระสำคัญที่นักบัญชี พึงต้องระมัดระวัง คือ เอกสารหลักฐานที่ทางบัญชีได้รับนั้นต้องมีความเข้าใจในเนื้อหาสาระ
ก่อนจะนำไปสู่การวิเคราะห์เพื่อการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง เป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป โดยมีเกณฑ์
ในการพิจารณา ดังนี้

1. เอกสารต้องมีความเพียงพอ ครบถ้วน หมายถึง เอกสารที่ได้รับต้องมีความชัดเจนในเนื้อหาสาระวัตถุประสงค์
ของรายการที่เกิดขึ้น ในกรณีที่พิจารณาแล้วอาจจะส่งผลให้การบันทึกบัญชีมีโอกาสบันทึกบัญชีไม่ถูกต้อง
นักบัญชีต้องติดตาม สอบถามจากแหล่งข้อมูลต้นเรื่องที่มีความน่าเชื่อถือ

 2. ความน่าเชื่อถือ หมายถึง เอกสารหลักฐาน น้ำหนักของความน่าเชื่อถือ แบ่งออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ 1. ต้นฉบับ
2. สำเนาของต้นฉบับ และ 3. ตัวถ่ายเอกสาร ซึ่งเอกสารหลักฐานที่ทางบัญชีได้รับจึงควรกำหนดให้ชัดเจนว่าเอกสาร
ที่ได้รับควรเป็นอย่างไร โดยเฉพาะเอกสารหลักฐานที่ทางบัญชีได้รับ ที่เป็นตัวถ่ายเอกสารนั้น พึงต้องระมัดระวังเป็น
กรณีพิเศษ 

3. ความถูกต้อง หมายถึง เอกสารหลักฐานที่ทางบัญชีได้รับนั้น นักบัญชีพึงจะต้องรู้ว่าในเนื้อหาสาระข้อมูลที่แสดง
มีความถูกต้องหรือไม่ สอดคล้องเป็นไปตามนโยบาย/ระเบียบที่บริษัทกำหนดหรือไม่ รวมไปถึงรูปแบบเอกสารปรากฏ
เป็นไปตามข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่ โดยเฉพาะข้อกฎหมายตามประมวลรัษฎากร

4. การอนุมัติ  หมายถึง เอกสารหลักฐานที่มีการลงลายมือชื่อนั้น เป็นบุคคลที่ทางฝ่ายบริหารกำหนด ให้ทำหน้าที่
ในการลงนามหรือไม่ ซึ่งนักบัญชีจึงต้องตรวจสอบการลงลายมือชื่อด้วยเป็นสำคัญ

ประเด็นต่อมา เอกสารหลักฐานที่ทางบัญชีได้รับ ก็ต้องระมัดระวังในเรื่องของภาษีที่เกี่ยวข้องด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งเวลา
กล่าวถึงประเด็นทางภาษี นักบัญชีต้องมองให้ครบ ได้แก่ 1. ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 2. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
3. ภาษีธุรกิจเฉพาะ 4. ภาษีมูลค่าเพิ่ม 5. ภาษีเงินได้นิติบุคคล และ 6. อากรแสตมป์  มีประเด็นที่บริษัทเรามีโอกาส
ปฏิบัติไม่ถูกต้องหรือไม่   

และสุดท้าย อย่าลืมในหลักการพื้นฐานของเอกสารหลักฐาน คือ ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารไว้ ณ
สถานประกอบการ ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปี บัญชี หรือ เอกสารสูญหายหรือเสียหายจะต้องแจ้ง
ภายใน15 วันนับจากวันที่ทราบ ต้องเก็บบัญชีและเอกสารไว้ในที่ปลอดภัย และสุดท้ายเมื่อเลิกประกอบธุรกิจจะต้อง
ส่งมอบบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีให้สารวัตรบัญชีภายใน 90 วัน