รายจ่ายต้องห้ามกับการพิสูจน์หลักฐานการจ่าย

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า หนึ่งในปัญหาที่ฮอตฮิตที่สุดของการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลนั้น คือ เรื่องของรายจ่าย
ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี ที่มีไม่กี่ข้อ แต่ทำให้เหนื่อยและปวดหัวใจเสียเหลือเกิน เนื่องจาก

1. เจ้าของธุรกิจไม่เข้าใจวิธีการคำนวณภาษี คิดว่ารายจ่ายเหล่านี้สามารถเป็นรายจ่ายในการคำนวณภาษีได้ 
2. การปฏิบัติในชีวิตจริงไม่สอดคล้องกับกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการให้พนักงานทุกคนจัดทำ เอกสารต่างๆ
หรือขอเอกสารการเบิกจ่ายที่มีหลักฐาน ไปจนถึงผู้รับเงินไม่สามารถออกหลักฐานการจ่ายได้
3. รายจ่ายบางรายการ ไม่สามารถเป็นรายจ่ายได้ด้วยข้อจำกัดของกฎหมาย นั่นคือ แม้ว่าจะมีการจ่ายจริง แต่ก็ไม่
สามารถพิสูจน์ผู้รับได้ หรือในอีกกรณีหนึ่ง คือ รายจ่ายนั้นเป็นรายจ่ายทีผิดกฎหมาย เลยไม่สามารถนำมาเป็น
ค่าใช้จ่ายได้เช่นเดียวกัน 

เอาจริงๆ ปัญหาของเรื่องรายจ่ายตัวนี้ ไม่ได้มีแค่เพียงเท่านี้หรอกครับ แต่ยังมีอีกมากมายหลายปัญหา ซึ่งประเด็น
ที่จะมาพูดคุยและเล่าให้ฟังประจำเดือนนี้ คือ การจัดการปัญหาหลักๆ โดยการสร้างเอกสารหลักฐาน การใช้จ่ายที่
ถูกต้อง เพื่อให้สามารถพิสูจน์หลักฐานหรือผู้จ่ายได้นั่นเองครับ 

แต่ก่อนที่จะอ่านเรื่องราวต่อจากนี้ ขอย้ำสักนิดว่า เรื่องทั้งหมดนี้เขียนจากประสบการณ์ในการทำงาน ผ่านมุมมอง
ของผมเองเป็นหลักครับ สำหรับคนที่อยากได้หลักฐานค่าใช้จ่ายจริงในการคำนวณภาษี และไม่มีปัญหากับพี่สรรพากร
ผมคิดว่าเราควรปฎิบัติตามแนวทางต่อไปนี้ครับ

เริ่มต้นจาก เอกสารที่กรมสรรพากรออกโดยตรง นั่นคือ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถ
เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (สามารถดาวน์โหลดได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร)  เพราะคู่มือนี้จะระบุไว้ชัดเจนว่า
หลักฐานที่กรมสรรพากรให้ถือว่าเป็นรายจ่ายนั้น จะมีอยู่ 3 ประเภท ได้แก่

1. ใบรับ หรือ ใบเสร็จรับเงิน ที่ผู้รับเงินเป็นผู้ออกให้
เอกสารนี้ถือว่าเป็นเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือที่สุดครับ เพราะเป็นหลักฐานที่ได้รับจากบุคคลภายนอก ซึ่งสิ่งที่จำเป็น
ต้องมีสำหรับหลักฐานใบรับ หรือ ใบเสร็จรับเงินที่ว่านี้ คือ ชื่อ และ ที่อยู่ของผู้ออกเอกสาร พร้อมรายละเอียดต่างๆ
ที่เกี่ยวข้อง  

2. ใบสำคัญรับเงิน ที่มีหลักฐานลายเซ็นผู้รับเงิน โดยควรแนบสำเนาบัตรประชาชนที่ถูกต้องของผู้รับเงิน ตรงนี้เป็น
เอกสารอีกฉบับที่กรมสรรพากรรองรับว่าเป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้ โดยจัดทำขึ้นจากธุรกิจของเรา เพียงแต่ว่าต้องมี
หลักฐานที่ระบุได้ชัดเจนว่าผู้รับเงินคือใคร (ลายเซ็นและบัตรประชาชน) และส่วนใหญ่มักจะใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินเป็น
บุคคลธรรมดาครับ

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นเอกสารภายในกิจการ จัดทำโดยพนักงานที่เอามาเบิกจ่ายและมีการอนุมัติ
โดยผู้ที่เกี่ยวข้อง อันนี้ก็เป็นหลักฐานที่จัดทำขึ้นภายในเหมือนกัน แต่เบิกจ่ายเองโดยคนใน ไม่มีหลักฐานที่ได้รับจาก
บุคคลภายนอก ซึ่งตรงนี้แหละครับที่เป็นประเด็นเพิ่มขึ้นมา เพราะกรมสรรพากรเขียนระบุไว้ชัดในคู่มือเลยว่า ใช้ใน
กรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการ "เบ็ดเตล็ด" ซึ่งแปลว่า “จำนวนน้อย” นั่นเองครับ